Privacyverklaring

Gebruik van de mobiele app

De iOS- en Android-app gebruiken hetzelfde account, dezelfde vereniging en dezelfde gegevens als de website. Inlogtokens worden op het toestel beveiligd opgeslagen. Voor apparatenbeheer registreren we platform, appversie, een willekeurige apparaatidentificatie en activiteitstijdstippen. Biometrisch ontgrendelen wordt door uw toestel afgehandeld; Productie Portaal ontvangt geen vingerafdruk of gezichtsgegevens.

Geopende documenten kunnen tijdelijk in de appcache staan. Bij een succesvolle uitlogactie en bij het opnieuw starten ruimt de app deze cache op. Voor optionele pushmeldingen registreren we na uw toestemming een notificatietoken. Beperkte foutdiagnostiek bevat versie, platform, foutcategorie en tijdstip, zonder bestandsinhoud of wachtwoorden. Er is geen advertentie- of cross-apptracking toegevoegd.

Onder Instellingen → Privacy & gegevens kunt u een gegevensverzoek of accountverwijderingsverzoek indienen. De vereniging behandelt dit verzoek. Bij een verwijderingsverzoek worden uw actieve sessies ingetrokken; uw account en administratieve gegevens worden niet automatisch direct verwijderd.

1. Wie is verantwoordelijk?

Productie Portaal levert een afgeschermd platform aan verenigingen en andere organisaties. Voor gegevens die een vereniging in haar eigen omgeving vastlegt, bepaalt die vereniging doorgaans het doel en het gebruik. De vereniging is dan verwerkingsverantwoordelijke en Tebbens Events en Business Support verwerkt de gegevens als leverancier van het platform. Voor platformbeheer, beveiliging, ondersteuning en de eigen zakelijke administratie is Tebbens Events en Business Support zelf verantwoordelijk.

Wilt u weten wie voor een specifiek dossier verantwoordelijk is? Neem dan eerst contact op met de vereniging die uw account heeft verstrekt of mail naar privacy@productieportaal.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

• accountgegevens, zoals naam, gebruikersnaam, e-mailadres, rollen en rechten;
• verenigings-, productie- en planningsgegevens, waaronder taken, afspraken en afwezigheid;
• gegevens over acteurs, rollen, kleding en pasmomenten, waaronder foto's en meetgegevens wanneer de vereniging die vastlegt;
• voorraad-, verhuur-, klant-, offerte-, factuur- en betaalgegevens;
• berichten, bijlagen, documenten en bestanden die bevoegde gebruikers toevoegen;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals tijdstippen, acties, foutmeldingen, sessies en geblokkeerde inlogpogingen.

Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen. De applicatielogging is ingericht om wachtwoorden, sessietokens, cookie-inhoud en IP-adressen niet in gewone logregels op te nemen.

3. Waarom verwerken we gegevens?

We verwerken gegevens om accounts en rechten te beheren, producties en verenigingswerk te organiseren, documenten en communicatie beschikbaar te maken, offertes en facturen af te handelen, ondersteuning te geven, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

De grondslag is, afhankelijk van de verwerking, uitvoering van de overeenkomst met de aangesloten organisatie, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang in een veilig en goed werkend platform of toestemming wanneer die specifiek nodig is.

4. Wie kan gegevens ontvangen?

Alleen gebruikers met passende rechten binnen dezelfde verenigingsomgeving, bevoegde beheerders en leveranciers die noodzakelijk zijn voor hosting, back-ups of e-mailafhandeling kunnen gegevens ontvangen. Een vereniging kan een eigen e-mailprovider koppelen. Met leveranciers worden waar nodig afspraken over beveiliging en gegevensverwerking gemaakt. Gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor gerichte advertenties.

5. Scheiding tussen verenigingen

Iedere vereniging heeft een eigen database en eigen bestandsopslag. De gebruikte hostnaam, de geauthenticeerde sessie en server-side rechten bepalen tot welke omgeving iemand toegang heeft. Een meegestuurd verenigingsnummer uit de browser is niet voldoende om toegang tot een andere vereniging te krijgen.

6. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het afgesproken doel. De vereniging bepaalt bewaartermijnen voor haar productie- en ledengegevens. Actieve accountgegevens worden bewaard zolang het account nodig is. Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups blijven staan; de standaard technische back-upcyclus is 14 dagen.

Facturen en gegevens die tot de fiscale administratie behoren, kunnen op grond van de wet minimaal zeven jaar worden bewaard. Audit- en beveiligingsgegevens blijven bewaard zolang dit nodig is voor controle, beveiliging, geschillen of wettelijke verplichtingen.

7. Uw privacyrechten

U kunt vragen om inzage, correctie, export, beperking, bezwaar of verwijdering. Een verzoek kan worden geweigerd of beperkt wanneer gegevens wettelijk moeten worden bewaard of nodig zijn voor de rechten van anderen. We kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Gebruik hiervoor de pagina Gegevens verwijderen en privacyverzoeken. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging en wijzigingen

Productie Portaal gebruikt onder meer versleutelde HTTPS-verbindingen, gehashte wachtwoorden, sessiebeveiliging, rollen en rechten, tenantisolatie, auditregistratie en afzonderlijke back-ups. Geen enkele beveiliging sluit elk risico volledig uit. Bij relevante wijzigingen werken we deze verklaring en de datum bovenaan bij.